Trop parler au travail : 9 éléments clé à considérer
Les employés qui parlent trop au travail peuvent coûter à leur entreprise plus que son atmosphère paisible. En fait, le prix à payer en termes de perte de productivité pourrait être assez élevé.
Mais comment établir une corrélation entre les discussions excessives au travail et la perte de productivité ?
Le site ” CareerBuilder” a interrogé plus de 2 000 responsables du recrutement et des ressources humaines et 3 000 employés de différents secteurs et tailles d’entreprise pour identifier les principaux facteurs de perte de productivité sur le lieu de travail.
Voici les résultats, selon les employeurs et les employés interrogés :
- Les téléphones portables et les textos (55 %)
- L’Internet (41 %)
- Les commérages (39 %)
- Les médias sociaux (27 %)
- Les collègues de travail qui passent (27 %)
- Les pauses cigarettes et les collations (27%)
- Les courriels (26%)
- Les réunions (24%)
- Collègues bruyants (20%)
- S’asseoir dans un box (9%)
Il n’est pas surprenant de constater que la majorité des dix principaux facteurs de perte de productivité sont liés au fait de parler trop au travail.
Si l’on n’y remédie pas, la baisse de productivité peut s’avérer désastreuse pour votre entreprise.
Alors, en tant que responsable dans l’entreprise, que pouvez-vous faire pour vous assurer qu’une discussion rapide entre collègues ne se transforme pas en heure de convivialité ?
Et mieux encore, comment faire pour garder les employés sur la bonne voie sans faire de micro-gestion ni passer pour un “rabat-joie” ?
Voici neuf conseils rapides qui vous aideront à réorienter les employés qui aiment trop parler au travail sans pour autant casser le moral.
1.Concentrez-vous sur la productivité et les objectifs
En fin de compte, les discussions excessives au travail ne sont un problème que lorsque les objectifs et les délais ne sont pas respectés, que ce soit pour les individus ou pour l’équipe.
Une bonne dose de socialisation favorise le travail d’équipe et la cohésion du groupe.
Évitez la micro-gestion du temps de vos employés et concentrez-vous plutôt sur la réalisation du travail.
Veillez également à communiquer clairement les échéances. Les employés compétitifs, en particulier, s’épanouissent avec des délais.
Les personnes trop sociales peuvent ne pas se rendre compte de l’imminence d’une échéance. Un rappel de cette échéance peut les remettre sur la bonne voie.
Il est également important de reconnaître que les employés qui n’ont pas assez à faire sont plus susceptibles de bavarder au travail.
Vous vous souvenez des élèves qui, à l’école, étaient toujours en train de faire des bêtises et de s’attirer des ennuis ? Le plus souvent, ils s’ennuyaient tout simplement.
Il en va de même dans le monde des affaires.
Les employés qui sont très occupés par des échéances n’ont pas le temps de passer une demi-heure à la fontaine à eau pour parler du match de la veille.
Cela ne veut pas dire que vous devez commencer à assigner à tout le monde un “travail occupé”.
En revanche, des projets et des missions significatifs, alignés sur les objectifs de l’entreprise, peuvent donner un but à votre personnel.
2.Traitez les comportements problématiques individuellement
Ne rendez pas l’ensemble de votre personnel coupable par association, et ne réprimandez pas les employés en public.
Si vous avez une Cathy ou un Charlie bavard, n’oubliez pas de l’entraîner en privé, jamais devant les autres.
Par exemple, disons que Cathy est au bureau de Ken depuis 15 minutes pour parler de ses prochaines vacances, et vous savez qu’elle a des délais à respecter tout en empêchant Ken de respecter les siens.
Plutôt que de faire une scène, approchez-vous et dites : “Salut Cathy, viens me voir une minute quand tu auras fini ici”.
Une fois que Cathy est dans votre bureau, soyez honnête et transparent, mais pas conflictuel ou argumentatif.
Une conversation typique pourrait commencer par : “Cathy, j’apprécie que tu t’intéresses à la connaissance de tes collègues. Mais le fait de rester si longtemps au bureau de quelqu’un donne l’impression que le travail n’est pas fait.”
Si Cathy répond qu’elle était en train de collaborer et non de rendre visite, ne discutez pas. Concentrez-vous sur la productivité, comme une échéance à venir ou un autre travail à terminer. Ne parlez pas de votre travail, mais plutôt de votre vie privée.
3.Tenez compte de l’équation extraverti/introverti
Lorsque vous évaluez si la socialisation est trop importante, n’oubliez pas les différences entre les introvertis et les extravertis et leur façon de percevoir le monde qui les entoure.
Les personnalités et les styles de travail peuvent jouer un rôle important dans la façon dont vos employés interagissent les uns avec les autres.
Par exemple, Austin, qui est extraverti, peut avoir besoin de plus d’interactions sociales avec le monde, y compris son monde du travail, pour se sentir heureux et productif.
D’un autre côté, Hope, qui est introvertie, peut avoir besoin de plus de calme et trouver Austin bavard terriblement distrayant.
Il peut être nécessaire de coacher Austin en lui rappelant que, si son style extraverti lui semble normal, il distrait et stresse sa collègue introvertie qui a besoin de se concentrer.
4.Canalisez la socialisation à des moments précis
Si l’ensemble de votre personnel ou de votre équipe socialise trop, essayez d’en comprendre les raisons.
Peut-être ont-ils vraiment besoin de collaborer et de “résoudre en groupe” les problèmes qui se présentent, ou bien ils ont besoin de se défouler dans les moments de stress.
Réunissez l’ensemble du groupe pour discuter de ce qui peut être fait.
Des temps de pause structurés à l’échelle de l’entreprise seraient-ils utiles ? Vous pourriez prévoir une pause de 15 minutes le matin et une autre l’après-midi. Pendant ces périodes, chacun sait qu’il est libre de se rendre visite.
Si certains membres de l’équipe veulent plus de temps social, ils peuvent aussi déjeuner ensemble à l’extérieur ou dans la salle de pause du bureau. Mieux encore, prenez le temps de déjeuner avec vos employés à l’occasion.
Qu’il s’agisse d’un déjeuner d’apprentissage dans la salle de repos ou d’un déjeuner hebdomadaire, mensuel ou trimestriel, le fait d’avoir du temps pour un partage informel et inter-fonctionnel peut améliorer considérablement l’esprit d’équipe et la productivité.
Vous pouvez même envisager d’ajouter de temps en temps une composante sociale à vos projets d’équipe.
Consacrer 30 minutes ou une heure à des groupes pour discuter des défis actuels et trouver des solutions potentielles peut être un excellent moyen de réduire le stress tout en facilitant la productivité.
5.Décidez les normes et envoyez des signaux clairs sur la disponibilité
Il n’existe pas de solution universelle pour réduire les distractions. Les normes sociales et les besoins varient d’un bureau à l’autre et d’une équipe à l’autre.
Si les besoins de vos employés en matière de concentration et de tranquillité varient, décidez en groupe de la manière dont vous vous signalerez mutuellement lorsqu’il sera temps d’amener la conversation ailleurs.
Par exemple, les conversations excessives au travail peuvent être réduites si tout le monde s’accorde à dire que si des écouteurs sont allumés, c’est un signal de ne pas déranger.
Les casques peuvent être particulièrement utiles dans les zones cubiques ou les environnements ouverts.
Un petit drapeau rouge peut également être hissé pour indiquer “ne pas déranger”. Et pour les bureaux avec portes, une porte fermée peut signaler que la personne doit se concentrer.
6.Guide contre le partage excessif
Les employés trop bavards peuvent aussi avoir tendance à trop partager.
Si c’est le cas, il est temps d’intervenir pour un coaching individuel. Soyez délicat, mais rappelez-leur qu’il doit y avoir une ligne d’intimité sur le lieu de travail.
Peut-être que vos employés traversent une période particulièrement stressante à la maison, qu’ils sont nouveaux dans votre entreprise ou votre secteur d’activité, ou qu’ils ne filtrent tout simplement pas leurs pensées.
Quelle que soit la raison, essayez de leur faire comprendre qu’ils se font du mal en partageant trop de détails privés, et qu’ils détournent l’attention des autres de leur travail.
Vous pourriez dire, par exemple : “Je sais que tu as beaucoup de choses à faire en dehors du travail, mais je crains que le fait de partager trop de détails ne sape ta crédibilité et ton autorité auprès de tes collègues.”
7.Les employés bavards ont d’autres utilités
Avez-vous déjà remarqué que les papillons sociaux ont souvent une énergie débordante et débordent de charisme ? Utilisez-les à bon escient.
Vous pouvez peut-être canaliser le besoin de communiquer de la personne bavarde vers des tâches spécifiques. Peut-être l’extraverti aimerait-il assister à des réunions interdépartementales ou rencontrer plusieurs clients et faire un rapport à l’équipe.
Ceci étant dit, prenez garde de ne confier des missions importantes qu’à une seule personne de votre équipe. Réfléchissez plutôt à la manière dont vous pourriez utiliser au mieux les compétences de votre mondain au profit de l’équipe.
Une autre option à considérer : Votre employé trop sociable n’est peut-être pas adapté à son travail. Le fait de trop fréquenter les autres peut être le signe qu’un employé n’est pas vraiment engagé dans son travail et a besoin d’un rôle différent.
Peut-être que votre extraverti aimerait former de nouveaux membres de l’équipe ou qu’il doit occuper un poste où le travail d’équipe et la collaboration sont nécessaires.
8.Méfiez-vous des médias sociaux et des smartphones
Avec les médias sociaux et les smartphones, tout le monde est toujours à un Tweet ou un SMS de son réseau. Et , cela ne va probablement pas changer de sitôt.
Commencez par mettre la situation en perspective.
Par exemple, une pause rapide sur Facebook ne devrait pas être un problème pour un employé par ailleurs productif.
Cependant, si la personne passe plus de temps à envoyer des SMS qu’à s’acquitter de ses responsabilités professionnelles quotidiennes, il est temps de s’attaquer au problème.
À vrai dire, les textos et les médias sociaux peuvent être tout aussi destructeurs pour la productivité que les discussions excessives autour de la fontaine à eau.
Et si les médias sociaux et les textos deviennent un problème à l’échelle du service, vous devrez peut-être envisager d’établir des paramètres et des directives pour déterminer quand les employés peuvent faire une pause dans les médias sociaux.
De nombreuses entreprises incluent même des politiques relatives aux médias sociaux, à l’Internet et aux appels personnels dans leurs manuels d’employés.
9.Vérifiez la disposition du bureau de travail
Les bureaux ouverts font fureur, mais même une interaction normale au bureau peut devenir gênante en raison du manque d’intimité inhérent et des espaces de calme limités conçus dans ces environnements.
Si tout le monde se plaint de la pollution sonore ou de problèmes de concentration, demandez-vous si la conception de votre bureau ne nécessite pas quelques ajustements.
Vous devrez peut-être désigner des “zones de calme”, installer des cabines téléphoniques et rappeler aux membres de l’équipe de se rendre dans les salles de conférence voisines si une réunion impromptue commence dans le couloir.
L’essentiel est que vous soyez responsable de la bonne exécution du travail et du respect des délais.
L’interaction sociale entre les employés est un élément important de la construction d’une culture agréable et productive.
Vous devez simplement apprendre à reconnaître quand cette interaction devient trop sociale et vous assurer que vous et vos employés restez concentrés sur les résultats.
