3 étapes pour gérer une tâche répétitive au travail et gagner du temps

Les yeux fatigués et le poignet douloureux, vous envoyez un nouveau courriel sur l’état d’un projet – c’est la troisième fois aujourd’hui que vous devez faire le point – et cela commence à devenir répétitif.

Vous avez peut-être l’impression que la seule façon d’assumer ces responsabilités est de les faire vous-même. Par conséquent, vous mettez donc votre créativité (et parfois votre moral) en veilleuse.

Mais soyez rassuré, il existe bien des moyens d’automatiser une tâche répétitive et de faire plus de place aux aspects de votre travail que vous aimez, ce qui vous permet d’être créatif et inspiré.

Qu’est-ce qu’une tâche répétitive ?

Selon des données récentes de McKinsey, un tiers de toutes les responsabilités pour plus de la moitié des professions sont répétitives – et elles pourraient être automatisées.

Mais quelles sont exactement ces tâches répétitives, et pourquoi prennent-elles autant de temps ?

1.Programmation

L’action de réserver et de programmer des réunions est un rituel répétitif qui peut prendre quelques minutes par heure. Cependant, cela peut se transformer en heures chaque semaine.

Pensez aux allers-retours par e-mail, aux appels téléphoniques ou à l’attente de réponses d’une ou deux parties, tout cela pour réserver votre prochaine réunion.

Même si vous faites quelque chose d’aussi simple que de trouver du temps libre sur le Calendly de quelqu’un d’autre ou d’envoyer un lien Zoom, cela peut quand même prendre du temps sur une journée déjà bien remplie.

2.Transferts d’applications

Quel que soit l’endroit où vous travaillez, tous les travailleurs du savoir sont soumis à des applications. Et plus votre entreprise possède d’applications, plus vous aurez besoin de transférer des informations d’une application à l’autre.

C’est notamment le cas si vous avez des clients qui n’utilisent pas votre application ou si votre entreprise tente de passer d’une application à une autre.

3.Collecte et gestion des données

En tant qu’élément vital de toute entreprise, les données sont de la plus haute importance.

Malheureusement, la gestion des données est l’une des tâches les plus répétitives qui soient. Que vous saisissiez des données dans un logiciel, que vous cliquiez dans Dropbox à la recherche de la feuille de calcul dont vous avez besoin pour répondre à la question de votre collègue ou que vous triiez les données d’une enquête, ces tâches peuvent devenir monotones.

4.Épreuves et mises à jour

Enfin, une tâche qui peut devenir très répétitive consiste à vérifier et revérifier si les actions ont été validées et approuvées.

Dans votre “chat Slack”, cela peut se manifester par des fils de discussion longs et compliqués que vous devez passer du temps à parcourir pour trouver la dernière version de votre projet.

Vous pouvez également passer des heures répétitives à envoyer des courriels de mise à jour après chaque ajout à votre Google Doc partagé.

Comment les tâches répétitives impactent votre performance au travail

Les tâches répétitives ne sont pas seulement une gêne – elles peuvent nuire à vos performances professionnelles. Elles peuvent causer un stress excessif aux travailleurs et donner l’impression qu’un travail est beaucoup plus ennuyeux ou terne qu’il ne l’est en réalité.

Selon une étude d’UiPath, les employés passent leur temps à souhaiter avoir plus de temps pour essayer de nouvelles choses au travail. Les personnes interrogées ont déclaré qu’en moyenne, elles “perdent” quatre heures et demie par semaine à effectuer des tâches automatisables.

Environ 68 % d’entre eux souhaiteraient pouvoir assumer de nouvelles responsabilités au travail. Mais estiment ne pas en avoir le temps en raison de tâches répétitives dans leur travail.

En outre, les tâches répétitives peuvent être affectées par l’erreur humaine. Plus vous faites quelque chose de routinier, plus votre esprit va vagabonder. Vous pourriez supposer que vous pouvez faire le travail les yeux fermés, mais même les tâches les plus élémentaires de saisie de données nécessitent une certaine forme d’attention.

Des études montrent que les tâches répétitives peuvent accroître la fatigue physique et mentale, ce qui a un impact sur la précision.

Enfin, les données montrent que les tâches répétitives peuvent drainer la créativité des employés. Une étude a montré que 70 % des responsables ont moins de temps à consacrer aux initiatives stratégiques en raison d’un excès de travail manuel et répétitif.

En outre, plus d’un tiers des responsables déclarent que ces processus manuels sont les parties les plus récurrentes de leur travail.

Dans l’étude d’UiPath, 58 % des personnes interrogées déclarent qu’elles aspirent à être plus créatives au travail, mais que les tâches répétitives les freinent.

La solution d’automatisation des tâches

Heureusement, il existe un moyen avantageux de gérer les tâches répétitives et énergivores : l’automatisation. Selon les statistiques, la moitié des employés pensent que si certaines tâches étaient automatisées, elles se sentiraient libres d’être plus innovantes avec leurs équipes.

Environ 70 % des personnes interrogées ont également déclaré qu’avec le temps qu’elles gagneraient grâce à l’automatisation, elles feraient un travail qui aurait plus de valeur pour leur organisation.

Il existe plusieurs façons d’automatiser votre espace de travail pour éliminer les tâches répétitives. Vous devrez tout prendre en compte, du choix du bon logiciel à une communication d’équipe plus efficace. Continuez à lire pour en savoir plus.

1.Identifiez vos besoins

Le moyen le plus simple d’automatiser une tâche répétitive est d’utiliser le bon logiciel de travail, adéquat à cette tâche. Mais vous devez aussi avoir une idée claire de ce qui doit être automatisé pour tirer le meilleur parti de votre technologie.

Hive est une plateforme de gestion de projet dotée d’outils d’automatisation intégrés qui vous aident à minimiser les tâches redondantes et à connecter toutes vos applications de travail dans un seul tableau de bord.

Vous pouvez utiliser Hive Automate pour mettre en attente des projets, modifier l’assignataire d’une action ou même transférer une action vers un autre projet si vous collaborez avec une autre équipe.

Pour la facturation ou les paiements, essayez des logiciels comme Gusto, Freshdesk ou Zendo pour le service client. Et pour la gestion de la CRM, consultez Pipedrive.

2.Concentrez-vous sur le flux de travail

L’automatisation ne concerne pas seulement la tâche particulière à laquelle vous vous attaquez. Il s’agit, en effet, de rendre l’ensemble de votre flux de travail automatique, facile et opérationnel.

Avec cet état d’esprit, vous pouvez essayer d’automatiser les processus non pas avec de nouvelles technologies mais avec de nouveaux protocoles.

En créant des chartes d’équipe inventives, en rationalisant votre flux de travail et en faisant preuve d’imagination dans le traitement manuel des tâches répétitives, vous pouvez réduire la charge de travail.

3.Utilisez votre temps libre à bon escient

Lorsque vous commencerez à automatiser des tâches répétitives, vous remarquerez peut-être que vous aurez plus de temps pour penser au contenu de ce que vous partagez plutôt qu’à l’acte de le partager.

Plutôt que de vous concentrer sur la tâche elle-même, concentrez-vous sur les informations que vous cherchez à partager – existe-t-il un moyen plus efficace de les partager ? Pouvons-nous accomplir cet échange d’informations en moins de temps et avec plus d’inventivité ?

Pensez à un méta-niveau, et cultivez de nouvelles méthodes de discussion, de mise à jour et de partage des connaissances au sein de votre équipe.