Mon patron me convoque : comment gérer ?

Alors, votre patron vous convoque à une réunion, et vous ne savez pas à quoi vous attendre. Il vous a peut-être demandé quelque chose de vague comme “puis-je vous parler une minute ?”, ou vous a envoyé une invitation dans votre agenda avec un sujet comme “discussion rapide” ou “mise à jour”.

Il vous a peut-être fait savoir qu’il s’agissait d’un devoir que vous aviez rendu, mais cela reste vague et vous êtes inquiet. Ou encore, vous vous êtes fait porter pâle une fois de trop ou avez fait quelque chose d’inapproprié et vous êtes sûr d’avoir des ennuis.

Ces réunions font partie intégrante de la vie de bureau et constituent un rôle essentiel pour le manager, alors ne vous inquiétez pas – vous n’êtes pas seul dans cette situation.

Si vous entrez dans cette réunion avec le bon état d’esprit et la bonne préparation, vous en sortirez meilleur que vous ne l’étiez en y entrant.

Voilà des conseils pour bien préparer votre rencontre avec votre patron :

Commençons.

1.Soyez empathique avec vous-même

Votre patron vient de vous convoquer, et vous vous inquiétez de ce qui va se passer.

C’est effrayant d’avoir cette réunion qui vous pend au nez. Et plus l’invitation est vague, pire c’est (rappelez-vous de cela si/quand vous serez vous-même manager !) C’est normal, n’ayez pas honte.

Il est important de reconnaître ces sentiments et de faire preuve d’auto-empathie. Le concept d’auto-empathie consiste à “se connecter avec compassion à ce qui se passe en nous”. Cela peut impliquer, sans blâmer, de remarquer les pensées et les jugements que nous avons, de remarquer nos sentiments et, surtout, de nous connecter aux besoins qui nous affectent.” (Marshall Rosenberg, Communication non violente)

2.Soyez empathique avec votre patron

La partie la plus importante du travail de votre patron est le coaching et le feedback. C’est à lui qu’il incombe de planifier des réunions pour discuter de votre comportement ou de la qualité de votre travail.

Essayez de vous mettre à leur place et pensez à la façon dont vous géreriez la situation. Cela vous aidera à faire preuve d’empathie à leur égard.

Mettez donc en pratique vos propres compétences en matière de communication efficace. Et si quelqu’un se comporte comme un imbécile, laissez-le faire, cela ne peut pas vous affecter plus que vous ne le laissez faire.

3.Mettez vous dans le bon état d’esprit

Pour vous comme pour votre responsable, l’objectif de cette réunion est que vous repartiez avec des attentes claires pour votre travail ou votre comportement futur.

Pour y parvenir, vous devez d’abords adopter le bon état d’esprit. Voici comment faire :

Soyez confiant

Rappelez-vous que vous êtes un employé compétent et la bonne personne pour ce poste. Il fut un temps où vous avez passé un entretien pour ce poste avec plusieurs autres personnes.

Les responsables du recrutement ont pesé leurs options, ont vérifié les antécédents et ont décidé que vous étiez la bonne personne pour ce poste. C’est toujours le cas aujourd’hui, alors gardez la tête haute.

Faites le vide dans votre esprit

Votre plus grand ennemi avant cette réunion est la peur et la colère. Avant la réunion, prenez un peu de temps seul pour faire le vide dans votre esprit et expulser l’anxiété.

Vous pouvez vous promener dehors, regarder des plantes, méditer ou écrire une page dans votre journal.

Si vous avez faim, prenez une collation (vous ne voulez pas avoir faim).

Évitez si possible de faire défiler votre téléphone ou de parler à d’autres personnes. Ces distractions ne font que retarder l’anxiété plutôt que de la dissiper.

Pensez aux avantages que vous pouvez en tirer

Une fois que vous vous sentez calme et paisible, pensez à la façon dont vous pouvez tirer profit de cette réunion. Que pouvez-vous retirer de cette réunion qui fera de vous un meilleur employé ? Comment pouvez-vous faire passer cette réunion du stade de la discipline à celui du développement ?

Faites de cette réunion un tremplin pour qu’un jour vous puissiez dire “cette réunion m’a donné ce dont j’avais besoin pour réussir dans ce rôle”.

4.Recueillir des informations

Comme nous parlons spécifiquement d’une vague invitation à une réunion, ce n’est pas toujours facile. Cependant, il y a quand même des choses que j’aime faire pour me préparer.

Tout d’abord, tenez compte des attentes antérieures de votre patron concernant les réunions de cette nature. Dans le passé, vous a-t-il dit ce qu’il voulait que vous apportiez à ces réunions ? Si votre patron a l’habitude de s’attendre à certaines types d’informations, apportez-les de manière proactive, même s’il ne vous l’a pas demandé.

Deuxièmement, reprenez les notes que vous avez prises lors de votre précédent entretien avec votre patron. Préparez-vous à aborder les questions en suspens.

Si vous n’avez pas pris de notes lors de vos réunions, commencez dès maintenant et suivez cette étape la prochaine fois.

Troisièmement, dressez une liste de tous les projets ou missions en cours et notez quelques points clés afin de pouvoir faire le point sur demande.

La forme de points est idéale, et incluez des échéances pour l’achèvement des étapes importantes. Cela contribuera à rassurer votre responsable et, s’il s’inquiète de vos délais et de vos priorités, il aura l’occasion de vous donner son avis. S’il vous donne le feu vert, vous êtes prêt !

5.Pendant la réunion

Lorsque vous vous asseyez, rappelez-vous votre objectif. Alors que vos aisselles transpirent et que vous redoutez les prochains mots qui sortiront de la bouche de votre manager (“Savez-vous pourquoi je vous ai fait venir aujourd’hui ?” est un classique), rappelez-vous que vous êtes ici pour évoluer. Gardez vos yeux et vos oreilles sur le prix.

Voici ce que vous devriez faire :

Prenez des notes manuscrites dans un carnet

Assurez-vous d’écrire la date et de noter le sujet de la discussion afin de pouvoir vous référer à cette réunion à l’avenir.

Vous pouvez garder un cahier séparé pour les réunions 1-1 car cela permet de se rappeler facilement les discussions précédentes sans avoir à fouiller dans les anciennes notes.

Faites attention à votre langage corporel

Entrez avec énergie, en vous tenant droit, le visage clair et éveillé. Vous ne vous présentez pas dans le bureau du directeur d’école et vous ne vous faites pas gronder par vos parents, alors n’agissez pas comme si vous aviez des “problèmes”. Il s’agit d’un environnement de travail professionnel où chacun est payé pour être là.

Même s’il est recommandé d’y aller avec énergie, n’essayez pas de prendre la situation à la légère avec trop de camaraderie. Il se peut que votre patron vous convoque pour quelque chose de sérieux, et vous ne voulez pas paraître naïf.

Même si vous êtes à deux doigts d’être licencié, votre langage corporel indiquera à votre patron si vous êtes prêt à faire ce qu’il faut pour changer les choses, ou si vous avez déjà abandonné et attendez votre sort.

Posez des questions de clarification

Vous ne voulez pas sortir de cette réunion avec des questions sans réponse et de l’incertitude. Vous voulez savoir exactement ce que l’on attend de vous en termes de comportement, de qualité et/ou de délais.

Quelle que soit la façon dont votre patron s’exprime, concentrez-vous sur l’écoute des observations, sentiments, besoins et demandes sous-jacents. Il est utile de paraphraser ce que votre patron a dit, en utilisant vos observations empathiques pour souligner ses sentiments et ses besoins.

Par exemple, vous pouvez dire quelque chose comme ceci :

“Pour résumer ce dont nous avons discuté : Vous êtes préoccupé par ma capacité à gérer mon temps. J’ai manqué mes échéances trois fois ce mois-ci. Cela a un impact sur mes collègues car ils ne peuvent pas continuer sans mon travail, ce qui met toute l’équipe en retard. Vous attendez de moi que je respecte les délais de mon projet. Je me suis engagé à terminer les tâches de mon projet à temps. Pour ce faire, j’inscrirai les échéances dans mon calendrier, j’utiliserai une grille Eisenhower pour classer les tâches par ordre de priorité et, si je risque de prendre du retard, je vous en informerai immédiatement. Si je ne respecte pas les délais, mon emploi pourrait être menacé. Y a-t-il quelque chose que j’ai manqué ?”

Cela peut être douloureux et un peu gênant, mais vous en sortirez en sachant ce que vous devez faire à l’avenir.

6.Faites un suivi

Envoyez un courriel à votre patron pour récapituler votre réunion. Les managers adorent recevoir un courriel de suivi d’un employé qui répète essentiellement ce qui a été dit lors de l’étape de paraphrase ci-dessus.
Si la réunion était informelle, vous pouvez simplement dire quelque chose comme ceci :

“Merci pour la réunion d’aujourd’hui. Je comprends qu’on attend de moi que je termine le travail x pour la date y, et que vous aimeriez que je prête une attention particulière à z. Je vous préparerai une mise à jour pour le (date). Y a-t-il quelque chose qui m’a échappé ?”

Un tel message donne la certitude que l’employé a compris le sujet de la discussion, et que le patron n’a pas besoin de le surveiller – il a tout compris ! C’est une étape simple qui facilite les choses pour tout le monde.

Après avoir appuyé sur le bouton “Envoyer” de votre courriel de suivi, félicitez-vous, vous avez réussi à tenir la réunion !

Réflexions finales

Les lieux de travail sont remplis d’humains, et la plupart d’entre nous ont besoin d’améliorer leurs compétences en communication. Il est donc dans votre intérêt de vous entraîner à vous débrouiller dans ce type de réunions impromptues avec votre patron.

Les est connu que l’intimidation au travail existe, et qu’une accusation d’intimidation est une affaire très sérieuse. Cependant, la plupart de ces cas peuvent être résolus par une meilleure communication.

Essayez les étapes décrites dans cet article et, si les problèmes persistent, demandez conseil à votre service des ressources humaines.