Comment être organisé au travail : Les 19 meilleurs conseils

Commencer votre premier emploi peut être accablant et intimidant. Vous avez hâte de faire vos preuves, de produire un travail de qualité et de rester maître de la situation – ce que vous pouvez faire en maîtrisant l’art de l’organisation.

Dès le départ, vous voudrez explorer les conseils et les outils disponibles pour vous organiser.

En organisant votre bureau, vos tâches et vos courriels, vous serez sur la bonne voie pour réussir au travail, sans vous arracher les cheveux.

S’organiser et rester organisé peut sembler être un travail à plein temps, mais avec ces 19 conseils utiles, vous rationaliserez votre vie professionnelle en un rien de temps.

1.Utilisez une application

Les applications sont extrêmement utiles pour vous aider à vous organiser au travail. Mais ne commencez pas à en utiliser trop.

Choisissez un calendrier basé sur le cloud ou une application de gestion de projet et utilisez-la pour vous maintenir sur la bonne voie et sur votre tâche.

Pour les managers qui doivent créer les horaires de travail de leurs employés, l’application Sling permet d’organiser chaque personne, chaque poste et chaque équipe.

Vous pouvez même utiliser Sling comme pointeuse et pour suivre et contrôler les coûts de main-d’œuvre.

2.Évitez le multitâche

Cela peut sembler contre-intuitif, mais vous faites moins de choses lorsque vous êtes multitâche.

Premièrement, votre attention est divisée et vous ne vous investissez pas à 100 % dans votre travail.

Deuxièmement, il faut plus de temps pour accomplir les deux tâches en même temps que pour en terminer une et travailler ensuite sur l’autre.

3.Gardez le contrôle de votre boîte de réception

Avec tout le travail que vous faites sur la dernière tâche ou le dernier projet, il est très facile de négliger votre boîte aux lettres électronique.

Résistez à l’envie de la remettre à plus tard. Créez des dossiers pour les messages professionnels, personnels et autres.

Prenez ensuite quelques minutes au début, au milieu et à la fin de la journée pour supprimer les messages indésirables et classer le reste.

Votre objectif devrait être de ne plus avoir de boîte de réception.

4.Faites un plan hebdomadaire

À la fin de votre semaine de travail, réservez 15 minutes (ou plus si nécessaire) pour planifier votre prochaine journée du lundi au vendredi.

Vous n’avez pas besoin d’être précis (c’est à cela que sert l’étape 5) ; essayez simplement d’écrire au moins une tâche pour le matin et l’après-midi de chaque jour.

5.Faites un plan quotidien

Au début de chaque journée de travail, planifiez les activités spécifiques que vous espérez accomplir.

Vous savez que vous allez travailler sur le budget lundi matin (vous l’avez planifié à l’étape 4), alors fixez des objectifs pour les petits morceaux de ce projet que vous voulez terminer.

Faites de même pour l’après-midi. Puis mettez-vous au travail.

6.Prenez des pauses

Il faut de l’énergie pour rester organisé. Pour garder votre niveau d’énergie élevé, prévoyez de courtes pauses tout au long de la journée.

Cela vous permettra de rester alimenté et hydraté (nourri et abreuvé, si vous voulez) et vous aidera également à recharger vos batteries pendant les tâches difficiles.

Même cinq minutes seulement loin de votre bureau peuvent améliorer votre concentration.

Découvrez aussi ces 4 causes courants de manque de concentration au travail.

7.Faites taire votre téléphone

Il n’y a rien de plus distrayant que de voir votre téléphone exploser toutes les trente secondes avec des nouvelles de toutes les personnes de votre liste de contacts.

Prenez le contrôle de cette nuisance pendant votre journée de travail en faisant taire votre sonnerie et en désactivant les notifications.

Vous pouvez même essayer de mettre votre téléphone dans un tiroir si vous êtes constamment curieux de savoir ce qui se passe dans le monde de Twitter.

8.Purgez vos fournitures

Les fournitures de bureau sont un élément indispensable de votre journée de travail. Mais trop de fournitures de bureau nuisent en fait à la productivité.

Elles encombrent votre bureau et vous donnent l’impression de ne pas avoir de place pour vous étendre et travailler.

L’une des premières étapes pour rester organisé au travail est de trier toutes vos fournitures de bureau et de vous débarrasser (jeter ou donner) des articles que vous n’utilisez pas régulièrement.

9.Mettez tout à sa place

Une fois que vous avez trié vos fournitures de bureau et que vous n’avez plus que les articles nécessaires, il est temps de trouver une place pour chaque chose.

Une fois cette étape franchie, efforcez-vous de remettre les articles que vous avez utilisés à leur place régulièrement au cours de la journée et avant de partir le soir.

De cette façon, votre bureau et votre environnement de travail seront organisés lorsque vous reviendrez le matin.

10.N’utilisez pas de papier

Le papier occupe une grande partie de l’espace. Les tiroirs, les dossiers, les classeurs et les placards en sont remplis. Et il faut faire de gros efforts pour garder tout ce papier organisé et accessible. Vous risquez alors de rater de tâches , être moins efficace et vous sentir probablement nul au travail.

Vous pouvez récupérer d’énormes blocs de temps – et garder votre espace de travail organisé par la même occasion – en vous passant de papier chaque fois que possible.

11.Désabonnement

Un moyen infaillible qui vous aide encore à être organisé au travail est de vous désabonner de tous les e-mails qui passent à travers votre filtre anti-spam.

Prenez quelques secondes pour vous désabonner au fur et à mesure que les messages arrivent.

Supprimez ensuite les messages pour de bon et félicitez-vous d’avoir fait un nouveau petit pas vers une organisation totale.

12.Regroupez les endroits où vous allez chercher des informations

Si vous devez utiliser plusieurs applications pour votre travail, essayez de les regrouper afin de recevoir les notifications à un seul endroit au lieu de trois ou quatre.

Lorsque vous pouvez voir tout ce qui s’affiche sur votre écran d’ordinateur (par exemple), vous pouvez rapidement décider de ce qui est important et de ce que vous pouvez remettre à plus tard.

13.Parlez davantage

Croyez-le ou non, parler davantage peut vous aider à rester organisé.

Au lieu d’envoyer des courriels, utilisez le téléphone, une application de chat, ou marchez simplement dans le couloir.

Vous réduirez ainsi le nombre d’e-mails que vous recevez et vous ne perdrez plus de temps à répondre aux interminables fils d’e-mails.

14.Réservez du temps pour l’organisation

C’est aussi une bonne idée de prévoir des pauses d’organisation dans votre journée.

Mettez votre travail en pause pendant cinq minutes, réglez un minuteur, puis classez les papiers égarés, rangez les fournitures et mettez de l’ordre dans votre espace.

Une fois les cinq minutes écoulées, remettez-vous au travail. Vous vous sentirez mieux et serez motivé pour continuer à vous organiser.

15.Gardez votre bureau propre

Votre bureau est votre principal espace de travail et doit être maintenu sans encombrement. Si vous avez déjà abordé l’étape 9 (une place pour chaque chose), garder votre bureau propre ne sera pas une corvée.

Remettez les post-it et les trombones dans leur tiroir et classez les papiers inutiles dans le classeur.

Au minimum, rangez votre bureau avant de quitter le bureau pour ne pas avoir à le faire le matin lorsque vous êtes prêt à travailler.

16.Divisez votre bureau en zones spécifiques

Lorsque vous divisez votre bureau en zones spécifiques, vous pouvez progresser dans la compréhension de la manière d’être organisé au travail.

À part votre chaise, c’est probablement votre surface de travail que vous utiliserez le plus tout au long de la journée.

Il est donc essentiel que vous gardiez cet espace aussi ordonné que possible.

Nous avons déjà mentionné plusieurs façons de garder votre bureau propre et ordonné – purgez les fournitures, mettez tout à sa place, éliminez le papier – mais cette astuce fournit la structure qui rend ces autres suggestions efficaces.

Pour commencer, divisez votre bureau en deux parties : devant et derrière (c’est-à-dire le plus près et le plus loin de vous).

Si vous avez du mal à visualiser, achetez un petit rouleau de ruban adhésif de peintre bleu et disposez une bande au milieu de votre bureau, de gauche à droite.

Ensuite, divisez la longueur du bureau en trois sections égales, de l’avant à l’arrière. Si vous pensez avoir besoin de plus d’espace au centre, vous pouvez l’élargir et rendre les sections latérales plus étroites.

Au bout du compte, vous obtiendrez une grille deux par trois qui ressemblera à ceci :

Enfin, attribuez un but à chaque zone. Nous utilisons les six objectifs suivants, mais vous pouvez en créer d’autres en fonction de votre façon de travailler.

Moniteur/ordinateur
Téléphone
Dossiers et papier
Espace vide
Fournitures
Espace de travail

Voici comment nous répartissons les articles dans chaque section.

Moniteur/ordinateur

L’espace pour votre outil le plus important – un moniteur et/ou un ordinateur portable – doit se trouver à l’avant et au centre de votre bureau.

Peu importe que vous utilisiez un ordinateur portable seul, un ordinateur portable et un moniteur périphérique, ou juste un moniteur (avec une unité de bureau cachée quelque part ailleurs), cet élément a besoin de son propre espace dédié.

Vous devez toujours réserver le tiers central de votre bureau à votre ordinateur. Ainsi, vous pouvez rapprocher ou éloigner votre ordinateur portable ou votre clavier selon vos besoins.

Si vous laissez suffisamment d’espace pour cela, vous pouvez toujours utiliser l’espace situé juste en face de vous comme espace de travail pour écrire, signer et réviser des documents.

Téléphone

Si vous avez un téléphone fixe sur votre bureau, placez-le sur votre côté dominant, vers l’arrière de votre bureau. Ainsi, vous n’aurez pas à vous pencher en avant pour le prendre.

Si vous n’avez pas de téléphone fixe sur votre bureau, utilisez cet espace pour installer une station de recharge pour votre téléphone portable ou votre tablette.

Si vous n’avez ni l’un ni l’autre, déplacez l’une des autres sections ici pour avoir plus d’espace vide à l’avant de votre bureau.

Dossiers et papier

Dans le coin arrière opposé à votre téléphone, placez un porte-fichier vertical à quatre ou cinq fentes. Étiquetez ces fentes avec les priorités suivantes :

Urgent et important
Urgent mais pas important
Important mais pas urgent
Pas important et pas urgent

Triez maintenant tous les papiers que vous avez retirés de votre bureau et placez-les dans des chemises correspondant à l’une des quatre catégories. Rangez ces chemises dans le support vertical.

Espace vide

Conservez un espace vide devant votre téléphone (ou là où il devrait se trouver). Vous disposez ainsi d’un espace de travail rapidement accessible sur votre côté dominant pour écrire et organiser.

Fournitures

Limitez vos fournitures à quelques articles essentiels et rangez-les toujours au même endroit.

Gardez à l’esprit que vous n’avez pas besoin d’une tasse pleine de stylos et de crayons lorsqu’un seul crayon de bonne qualité suffit.

Lorsque vous avez fini d’écrire, replacez toujours le stylo ou le crayon à l’endroit prévu à cet effet.

Nous aimons ranger ces instruments d’écriture sur le bord de notre machine à additionner ou à l’arrière de notre clavier.

Espace de travail

Vous n’écrivez peut-être pas beaucoup à votre bureau, mais lorsque vous le faites, il est essentiel d’avoir beaucoup d’espace. L’espace de travail doit toujours se trouver juste en face de vous ou près d’un côté.

Nous avons déjà parlé de garder le tiers central de votre bureau ouvert pour votre ordinateur et votre clavier, mais si vous devez taper et écrire en même temps, consacrez une partie de l’espace à droite et à gauche de votre clavier pour du papier brouillon et des cahiers.

Pendant la journée, essayez de garder chaque chose dans sa propre zone autant que possible.

Si les objets commencent à se répandre et à errer, prenez quelques secondes pendant les pauses et avant de partir le soir pour tout remettre dans sa zone.

17.Configurez un navigateur Internet réservé au travail

L’une des meilleures façons de rester organisé et concentré au travail est d’éviter les distractions liées à Internet.

Vous pouvez facilement être victime d’une fenêtre contextuelle ou d’un titre de lien intriguant pour vous rendre compte 30 minutes plus tard que vous avez perdu une bonne partie de notre temps de travail productif.

Empêchez-vous de tomber dans le terrier du lapin au travail en configurant un navigateur Internet réservé au travail.

Que vous utilisiez Chrome, Edge, Firefox ou un autre produit, le fait de disposer d’un navigateur exclusivement réservé au travail permet d’éviter les distractions qui ne sont qu’à un clic ou un tapotement.

Nous vous suggérons d’ajuster les paramètres, les filtres, les applications connectées et les sites Web autorisés afin de tenir à distance toutes sortes d’interruptions.

Et soyez strict avec vous-même. Bien qu’il puisse être un peu traumatisant au début de se passer de Facebook, Twitter ou de votre fil d’actualité préféré, les avantages en termes de productivité et d’organisation dont vous bénéficierez en vaudront la peine.

De plus, une fois que vous aurez terminé votre travail, vous pourrez toujours fermer le navigateur réservé au travail, démarrer votre navigateur “ludique” et voir ce qui s’est passé pendant votre absence.

18.Gardez à portée de main vos fournitures les plus utilisées

Si vous utilisez une variété de stylos ou de crayons de couleur tous les jours ou si vous avez besoin d’agrafer des papiers toutes les quelques minutes, gardez ces fournitures fréquemment utilisées à portée de main.

Votre bureau peut sembler bien rangé si vous les rangez dans un tiroir, mais vous perdrez de précieuses secondes à retrouver ces articles chaque fois que vous en aurez besoin.

Ces secondes perdues peuvent vraiment s’accumuler.