9 meilleures stratégies pour booster votre efficience au travail

Vous est-il déjà arrivé de regarder l’horloge à la fin de la journée de travail et de penser que vous n’en avez pas fait assez ? Vous travaillez des heures supplémentaires le soir et le week-end et vous n’atteignez toujours pas votre objectif ? Comment se fait-il que vous n’ayez pas encore découvert comment être plus efficient au travail ?

Le développement d’une méthode plus rationnelle et plus efficiente de gestion de vos tâches professionnelles ne vous rend pas seulement plus productif, il vous laisse aussi plus de temps libre à consacrer à ce que vous voulez, que ce soit pour vous améliorer ou pour vous détendre.

Qu’est ce que l’efficience au travail ?

L’efficience au travail est la capacité d’obtenir le maximum de résultats à partir du minimum d’intrants possibles. Cela signifie faire plus avec moins.

Travailler plus intelligemment, et non plus durement. Lorsque vous améliorez l’efficience, vous êtes en mesure d’obtenir un rendement plus important à partir de la même quantité d’intrants, voire moins. Pour les employés, cela signifie être capable d’en faire plus dans un laps de temps limité : la journée de travail.

Vous pouvez calculer l’efficience du travail à l’aide de la formule suivante : rendement / entrée = efficience. Dans cette formule, le résultat est le nombre d’heures de travail standard.

L’entrée est le nombre réel d’heures que vous ou vos employés ont travaillé. Multipliez ensuite le résultat par 100 pour obtenir un pourcentage. C’est votre rendement.

3 Mythes sur l’efficience au travail

Nos croyances sur la productivité et l’efficience du travail peuvent en fait nous empêcher d’atteindre nos objectifs. Pour améliorer l’efficience, cessez de croire à ces trois mythes courants.

1.Occupé égale productif

Notre société est un “culte de l’occupation” qui nous a appris à penser que nous sommes productifs si nous travaillons constamment à quelque chose.

Mais être enseveli sous une pile de tâches qui ne montre aucun signe de diminution n’est pas le moyen d’améliorer l’efficience.

Ne confondez pas mouvement et réussite et commencez à établir des priorités. La véritable productivité est d’arriver aux résultats souhaités avec moins temps et d’efforts.

2.Le multitâche est une nécessité

Le multitâche n’est pas une obligation – c’est un mythe. La vérité est que si vous faites tout en même temps, vous ne faites pas grand-chose du tout.

“L’énergie circule là où l’on se concentre. Par conséquence, le multitâche brise cette concentration, de sorte que l’énergie circule dans toutes les directions. Il est bien plus efficace de se concentrer pleinement sur une seule tâche à la fois, par ordre de priorité.

3.Le travail à domicile est moins efficient

Le travail à domicile est en hausse – et certains employés se sentent plus distraits et moins productifs.

À long terme, l’abandon des horaires rigides de 9 à 5 et des longs trajets domicile-travail permettra d’améliorer l’efficience du travail, et non de la réduire.

La clé est de créer un environnement avec le moins de distractions possible et de se défaire des mauvaises habitudes qui diminuent votre productivité.

Comment être plus efficient au travail

La mise en œuvre de tout plan d’amélioration personnelle demande du temps et du dévouement, et il en va de même pour l’apprentissage de l’efficience au travail.

Il s’agit essentiellement de prendre de nouvelles habitudes qui contribueront à votre productivité au lieu d’y nuire. Voici quelques stratégies pour vous aider à démarrer :

1.Fixez des objectifs raisonnables

Se fixer des objectifs est essentiel pour réussir. Nous pouvons créer des objectifs pour nous aider à façonner nos parcours – cela peut être un moyen efficace d’améliorer l’efficience du travail.

Malheureusement, il est possible que nous n’ayons pas attribué des délais réalistes à ces objectifs – ou que nous ayons été trop optimistes.

Des objectifs convaincants sont importants, mais vous devez également évaluer le temps et les ressources nécessaires à la réalisation de votre ou vos objectifs.

Nous pensons souvent que nous pouvons passer directement de l’étape A à l’étape Z pour atteindre notre objectif, alors qu’en réalité, il y a beaucoup d’étapes intermédiaires dont il faut tenir compte.

Gardez votre objectif final (Z) à l’esprit, mais ne surestimez pas l’importance des étapes B, C, D et ainsi de suite.

Fixer des objectifs raisonnables vous aide également à vous concentrer sur l’objectif lui-même et sur le résultat souhaité.

Lorsque votre objectif est trop élevé pour être atteint ou qu’il n’est pas défini, vous ne pouvez pas le clarifier ou concentrer correctement votre esprit et vos efforts sur lui.

2.Ajustez vos pratiques de gestion de temps

Si vous vous sentez submergé par le travail, si vous sautez d’une tâche à l’autre sans stratégie claire ou si vous avez du mal à travailler efficacement, vous devez peut-être affiner vos compétences en matière de gestion du temps.

Familiarisez-vous avec des processus tels que le chunking pour regrouper les tâches en fonction de leur résultat. Cela vous permettra de vous sentir moins accablé et mieux organisé.

Par exemple, si vous utilisez le chunking pour organiser votre journée, placez les tâches telles que la réponse aux courriels et le suivi des appels téléphoniques vers le début, lorsque vous êtes plus frais.

Ensuite, déplacez les courses qui ne demandent pas beaucoup de réflexion, comme aller chercher de la nourriture pour animaux, vers la fin.

Lorsque vous améliorez votre efficience grâce à des compétences en gestion du temps, vous réduisez votre stress et vous faites plus de choses. Vous créez ainsi une boucle qui vous permet d’accomplir encore plus de choses.

3.Abondonnez vos appareils numériques

Nous passons la plus grande partie de notre journée à regarder un écran, quel qu’il soit.

Si l’utilisation intensive d’un ordinateur peut faire partie de votre travail, les appareils numériques peuvent constituer une distraction majeure. Les plateformes de médias sociaux peuvent même nuire à votre santé.

Améliorez votre efficience au travail en vous éloignant de votre smartphone ou de votre ordinateur. Prenez des notes écrites pendant une réunion et voyez si vos pensées circulent plus librement.

Il n’y a rien d’intrinsèquement mauvais avec les appareils numériques, mais vous offrir une petite pause dans vos processus habituels peut mettre votre esprit au défi de travailler de manière nouvelle et productive.

Vous constaterez peut-être que votre mémoire s’améliore lorsque vous écrivez quelque chose à la main au lieu de le taper.

Si vous êtes distrait par les médias sociaux ou d’autres sites, mais que vous avez quand même besoin de votre ordinateur pour travailler, déconnectez-vous d’Internet.

Vous pouvez aussi envisager de télécharger une application de productivité pour votre navigateur qui n’autorise que l’accès aux sites liés au travail.

Lorsque vous ne pouvez pas facilement cliquer sur Facebook ou un autre site qui vous distrait, vous pouvez vous concentrer sur la tâche à accomplir et augmenter considérablement votre efficience.

Mettre votre téléphone hors de vue et en mode silencieux pendant que vous travaillez sur un projet est un autre moyen d’améliorer l’efficience au travail. Pensez à tout ce que vous pouvez faire sans faire défiler les applications mobiles ou être tenté de discuter des plans du week-end avec vos amis et vos proches.

4.Apprenez à dire “non”

Que la cause soit une pression que nous ressentons de notre part ou de notre entourage, nous admettons parfois de faire des tâches dont nous n’avons pas besoin.

Nous sommes tellement déterminés à prouver que nous sommes capables d’être multitâches. Pour cette raison, nous acceptons des tâches que nous pourrions tout aussi bien déléguer à d’autres.

Nous associons le mot “non” à des occasions manquées ou à l’échec, mais ce n’est pas du tout le cas.

Apprenez à dire non lorsque votre assiette est déjà pleine ou que vous manquez d’intérêt pour une tâche. Si vous pouvez déléguer de petites tâches à votre entourage, faites-le.

En libérant votre emploi du temps, vous pourrez vous concentrer davantage sur les missions qui vous tiennent vraiment à cœur et vous gagnerez en efficience au travail.

Pour plus de conseils, consultez l’article : 5 conseils pour refuser poliment une tâche au travail

5.Prenez des pauses

Vous êtes bloqué sur une idée ? Vous avez l’impression d’avoir tellement de travail que vous ne savez pas par où commencer ? S’inquiéter d’avoir trop de choses à faire peut créer une sorte de barrage mental.

Avant même de vous en rendre compte, vous aurez passé une journée à vous demander ce qu’il faut faire en premier ou comment y parvenir. C’est un moyen rapide de ne rien faire.

Si vous vous concentrez sur un projet que vous n’arrivez pas à faire avancer, votre énergie est bloquée et l’efficacité de votre travail s’arrête.

Faites une pause. Faites quelque chose qui n’a rien à voir avec la tâche en cours. Allez dans une promenade ou faites du yoga. Écoutez de la musique.

Changer de centre d’intérêt peut vous aider à changer d’état, de sorte que lorsque vous reprenez le travail, vous vous sentez revigoré et prêt à aborder votre projet avec un regard neuf.

Prévoyez plusieurs pauses pendant votre journée de travail pour vous donner le temps de vous détendre et de vous regrouper, et vous constaterez que l’efficience de votre travail augmente naturellement.

6.Créez une routine de travail que vous aimez

Les personnes qui savent comment être plus efficientes au travail et atteindre leurs objectifs de manière constante le font en créant des habitudes durables.

Développez une routine de travail qui vous met dans le meilleur état possible pour être productif au travail. Les routines sont différentes pour chacun, alors trouvez celle qui vous permet de vous sentir le mieux possible.

Vous pouvez vous retrouver à la salle de sport pendant une heure tous les matins, ou faire une longue promenade à l’heure du déjeuner pour évacuer le stress.

L’une des habitudes peut être un exercice d’amorçage matinal qui vous permet d’ajuster vos pensées et vos émotions pour la journée.

Comprendre le lien entre le corps et l’esprit peut vous aider à comprendre qu’un exercice d’amorçage conscient ne vous aide pas seulement à améliorer votre efficience, mais qu’il peut aussi vous aider à mener une vie extraordinaire.

Lorsque vous créez une routine qui vous permet de vous sentir heureux, en bonne santé et lucide, votre efficience au travail monte en flèche.

7.Laissez tomber la perfection

La perfection dans notre vie est une illusion qui nous met dans un état du stress. Elle peut aussi nous conduire à des croyances limitantes qui nous empêchent de mieux réussir.

Vous devez alors comprendre et admettre que rien ne sera jamais accomplit à la perfection. Cela vous aidera à réaliser vos tâches sans avoir des attentes paralysantes.

Considérez également vos échecs comme des expériences qui vous permettent d’apprendre beaucoup plus. Lorsque vous cessez de craindre l’échec, vous êtes moins enclin à la procrastination, car nous remettons souvent les choses à plus tard pour éviter l’échec.

Pour freiner votre perfectionnisme, écoutez et modifiez votre discours personnel.

Traitez-vous avec gentillesse et lâchez du lest si vous n’êtes pas à la hauteur de vos exigences dans certains cas.

Lorsque vous abandonnez le perfectionnisme et commencez à vous concentrer sur le progrès, vous augmentez votre efficience et votre bien-être général.

8.Améliorez votre environnement de travail

Un environnement de travail confortable a toujours été important pour la productivité. Alors que le pourcentage d’employés permanents à distance augmente, il appartient de plus en plus aux employés d’améliorer cet aspect de l’efficience du travail.

Assurez-vous d’abord que vous disposez de tous les outils nécessaires pour bien faire votre travail : plusieurs écrans, des sièges ergonomiques, une imprimante ou un scanner, etc.

Ensuite, regardez si votre espace de travail est inspirant et agréable. Votre bureau est-il clair – ou encombré ? Y a-t-il de la musique qui booste votre créativité ? Y a-t-il des œuvres d’art sur vos murs qui vous mettent d’humeur positive ?

Pour améliorer votre efficience au travail, vous devez disposer d’un bureau qui le permet. Si vous ne savez pas comment rendre votre bureau plus propice à votre travail, envisagez de demander conseil à un architecte d’intérieur ou à un consultant en bureautique.

9.Utilisez tout votre temps

Combien de temps passez-vous à des tâches qui n’ont rien à voir avec le travail ? Les trajets aller-retour, le nettoyage de votre maison ou les courses à l’épicerie sont tous des parties nécessaires de votre journée, mais ce sont aussi des parties importantes du temps que vous pourriez mettre à votre service.

Voilà une méthode géniale : pendant que vous accomplissez les petites tâches, vous pouvez écouter des podcasts, lire des documents de travail importants ou suivre un cours en ligne.

Vous ne disposez peut-être que de quelques instants par tâche lorsque vous nettoyez la cuisine ou conduisez dans la rue, mais au fil du temps, ces instants s’additionnent et vous permettent d’accomplir beaucoup de choses pendant ce que vous considéreriez autrement comme un temps mort.

10.Connectez-vous à votre objectif

Souvent, nous n’atteignons pas nos objectifs non pas parce que nous sommes paresseux ou inefficaces, mais parce que nous ne sommes pas inspirés par les choses que nous devons faire chaque jour.

Pour surmonter cet obstacle, reliez vos tâches quotidiennes à votre but ultime ou à vos objectifs dans la vie.

Au moins une fois par jour, faites le point avec vous-même et assurez-vous que les tâches sur lesquelles vous travaillez sont vraiment importantes.

Nous avons tous des tâches banales que nous n’aimons pas, mais qui doivent être accomplies. Faites-les d’abord, puis récompensez-vous en travaillant à quelque chose qui vous plaît.

Ou bien, répartissez vos tâches entre ce qui est urgent (comme terminer un article avant la date limite) et ce qui peut attendre le lendemain (comme répondre à un courriel).

Apprendre à travailler de façon efficiente revient toujours à établir des priorités.

Vous pouvez améliorer votre efficience au travail en vous fixant des objectifs convaincants, en apprenant à gérer votre temps et en développant des habitudes réfléchies.

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