Convocation à une réunion de travail obligatoire : Que faire ?
Il y a toujours un supérieur qui demande des réunions pour les choses les plus insignifiantes.
Honnêtement, une réunion de deux heures aurait pu se faire par courrier électronique. Cependant, dans certains cas, un équipe de travail a besoin d’un face-à-face pour régler des questions importantes. C’est là qu’interviennent les réunions obligatoires.
L’équipe administrative de l’entreprise doit envoyer la convocation à la réunion obligatoire aux employés pour les informer de la tenue de la réunion.
La convocation à une réunion obligatoire a pour but d’informer les participants à la réunion qu’ils doivent s’y rendre. Elle indique clairement l’heure, le lieu et l’ordre du jour de la réunion. Elle indique également qui doit y assister.
La partie la plus importante est celle où il est indiqué que la réunion est obligatoire. La convocation est remise à toutes les personnes concernées par courrier, par courriel ou en main propre.
Qu’est-ce qu’une réunion obligatoire ?
Une réunion obligatoire n’est pas susceptible d’être refusée par les participants et doit être suivie, à moins que l’employé n’ait une raison impérieuse de le faire.
La réunion est généralement organisée en cas d’urgence et peut avoir lieu à tout moment. La réunion peut être annoncée à l’avance ou non.
Les employés ou les services exemptés de participation doivent être mentionnés dans la convocation.
Selon la majorité des lois de travail, les employés doivent être indemnisés s’ils sont tenus d’assister à la réunion obligatoire en dehors des heures de travail. La loi précise également que la réunion n’est pas obligatoire si elle a lieu pendant les heures de travail normales.
Convocation à la réunion obligatoire du personnel
La convocation à la réunion doit clairement indiquer s’il s’agit d’une réunion obligatoire ou régulière. La convocation doit indiquer les conséquences de la non-participation à la réunion.
Le format de la convocation peut varier d’une organisation à l’autre.
Voici les éléments de base qui doivent figurer dans la convocation.
1.L’autorité et le nom de l’organisation
L’avis de convocation doit mentionner le nom de l’organisation et le titre du poste ou du service qui convoque la réunion. L’avis doit indiquer le nom, le titre ou le bureau qui convoque la réunion. Le document doit être signé avant d’être distribué aux employés.
2.Détails complets de la réunion
L’heure et la date de la réunion sont essentielles lorsque la réunion a lieu. La date de diffusion de la convocation doit également être mentionnée.
Les informations relatives à l’heure doivent être détaillées dans les moindres détails. L’heure doit couvrir le jour, la date, le mois, l’année et l’heure provisoire du début de la réunion.
Les employés doivent être prévenus suffisamment à l’avance. Certaines réunions obligatoires requièrent un préavis d’au moins 7 ou 14 jours, bien qu’un préavis plus court puisse être demandé et convenu.
3.Le lieu de la réunion
L’entreprise peut choisir d’organiser la réunion dans n’importe quel lieu. En général, les entreprises organisent les réunions dans leur siège social.
Vous devez également indiquer le lien vers la salle de réunion ou le numéro d’appel pour les réunions à distance. La convocation doit également indiquer si la réunion obligatoire sera récurrente.
4.Les participants à la réunion
Indiquez les participants attendus à la réunion obligatoire. Il est important de n’inviter que les personnes qui participeront activement à la réunion afin d’en assurer l’efficacité.
L’objectif de la réunion peut être de fournir des mises à jour et des annonces ou d’obtenir un retour d’information qui ne peut pas être discuté par courrier électronique.
5.L’ordre du jour et l’objectif de la réunion
Les organisateurs de la réunion doivent présenter l’ordre du jour de la réunion sous forme de liste. Tous les sujets qui feront l’objet d’une discussion ou d’un vote doivent figurer dans la convocation.
Un objectif est essentiel pour que les employés puissent les évaluer à l’avance. De plus, les participants viendront préparés et feront le travail préalable.
L’objet de la réunion doit être inclus dans l’ordre du jour de la réunion afin d’informer tous les participants.
Certaines entreprises peuvent participer à la réunion par téléphone ou par vidéoconférence. Le numéro de téléphone ou les détails de connexion doivent figurer dans la convocation.
Les documents à distribuer pour la réunion doivent être inclus dans la convocation.
Comment puis-je quitter une réunion obligatoire ?
Les employés peuvent être indisponibles parce qu’ils sont en vacances ou en déplacement professionnel.
L’employeur détermine le type de mesure à prendre si vous n’assistez pas à une réunion obligatoire.
Si vous ne pouvez pas assister à la réunion en raison de circonstances imprévues, vous devez en informer l’employeur dès que possible.
Un salarié peut choisir de ne pas assister à une réunion obligatoire même si cette absence a des conséquences, telles que le licenciement, des mesures disciplinaires ou une rétrogradation.
L’employeur peut toutefois obliger l’employé à assister à la réunion si celle-ci a lieu pendant les heures de travail, si elle nécessite l’exécution de vos tâches professionnelles ou si elle est liée à votre travail et à votre emploi.
De même, si la réunion est destinée à améliorer la capacité de l’employé à exercer ses fonctions et si le temps passé à la réunion est rémunéré.
Puis-je être licencié pour absence à une réunion obligatoire ?
Le licenciement ou la sanction disciplinaire des employés qui manquent une réunion obligatoire est autorisé s’il existe une clause.
Le fait de ne pas assister à une réunion peut être considéré comme une attitude négative ou une insubordination à l’égard de vos supérieurs.
L’employeur détermine les mesures disciplinaires à prendre.
En fonction des raisons de votre absence, la législation peut vous protéger contre un licenciement pour des raisons telles que ;
- Si la réunion interfère avec vos activités religieuses.
- Si la participation à la réunion vous expose à un harcèlement permanent.
- Si la participation à la réunion vous expose à des aliments allergisants servis lors de la réunion.
- L’employeur examinera la raison de l’absence et prendra une décision.
Vous avez le droit d’intenter une action en justice si vous pensez avoir été injustement licencié.
