Malentendu au travail : comment le gérer et le prévenir
Commençant par la situation suivante :
” Lors d’une réunion d’équipe, vous portez votre attention sur un groupe en bout de table, où vous pensez avoir entendu l’un de vos pairs dire quelque chose qui vous a laissé un sentiment de manque de respect. Alors que vous commencez à analyser le commentaire, vous vous demandez pourquoi quelqu’un dirait une chose pareille.
Il y a plusieurs collègues autour de vous, alors vous décidez de ne rien dire ou faire à ce moment-là. Vous vous sentez blessé et lésé, et vous quittez la réunion sans savoir quoi faire. “
Il s’agit d’un exemple classique au travail de ce qui pourrait être un simple malentendu.
En tant qu’êtres humains, notre communication est imparfaite et le temps que nous consacrons à une communication peut influencer la façon dont nous l’interprétons.
Cette micro compétence se concentre sur les malentendus. S’il n’est pas traité rapidement, un malentendu peut s’envenimer et se transformer en un acte d’incivilité, tel que l’impolitesse.
Conseils pour gérer à un malentendu au travail
Avant d’affronter une situation pour régler un malentendu dans votre lieu de travail, il est important de maîtriser vos émotions et de ne pas affronter quelqu’un lorsque vous êtes émotionnellement chaud.
Attendez de vous calmer avant de demander des explications.
Il peut s’agir d’attendre le bon moment et le bon endroit où vous êtes tous les deux en privé et où il n’y a pas d’autres facteurs de stress, comme des gens qui regardent.
Ces derniers pourraient rendre la situation plus stressante qu’elle ne doit l’être.
Il est également utile d’avoir le bon état d’esprit et d’être ouvert pour accepter différentes significations.
Parfois, il ne s’agit pas du message, mais d’une différence de personnalité.
C’est pourquoi il est utile d’écouter attentivement le message et les intentions. De plus, lorsque vous écoutez, soyez ouvert aux apprentissages et aux commentaires qui pourraient changer votre point de vue.
1.Demandez des éclaircissements
Si vous avez entendu quelque chose, ou si vous avez des raisons de penser qu’une autre personne vous fait du tort, ne présumez pas qu’elle essaie de vous faire du mal.
Commencez par faire preuve d’ouverture et de volonté pour demander rapidement des éclaircissements afin de dissiper votre malentendu.
Soyez précis et n’ajoutez pas de détails à ce que vous pensez avoir entendu. De manière ouverte et non menaçante, cherchez à clarifier les choses, en partageant avec la personne les faits que vous pensez avoir entendus.
Cela lui donne l’occasion de remplir les blancs et de clarifier ce qu’elle voulait dire.
2.Vérifiez les intentions
Écoutez attentivement la façon dont la personne répond à votre demande de clarification. Cela vous aidera à comprendre ses intentions.
Cela peut ouvrir la possibilité d’une conversation plus approfondie qui peut être bénéfique pour les deux parties.
3.Dépasser le malentendu
Dépasser un malentendu au travail peut aller de la prise de conscience qu’il s’agissait d’une simple erreur et qu’il n’y a plus lieu de s’inquiéter, à un conflit qui nécessite plus d’action et d’attention pour aller de l’avant.
La résolution des conflits est une autre micro compétence.
Comment éviter les malentendus au travail
1.Communiquer clairement et s’en tenir aux points essentiels
Lorsque vous expliquez quelque chose à vos collègues, tenez-vous-en aux points essentiels.
Soyez clair et concis, et évitez de brouiller les pistes en incluant des détails non pertinents ou en vous éloignant du sujet.
Expliquez clairement ce dont vous avez besoin et ce que vous attendez – et indiquez des dates ou des heures précises pour l’exécution des tâches.
2.Concentrez-vous sur la conversation en cours
Lorsque vous discutez avec des employés, accordez-leur toute votre attention.
Il est beaucoup plus facile pour les malentendus de se produire si vous vous laissez distraire par des appels téléphoniques, des e-mails entrants ou des interruptions d’autres membres du personnel.
3.Rattrapez les individus après les réunions de groupe
Si vous venez d’organiser une réunion de groupe pour discuter de plans importants ou d’un nouveau projet, ne partez pas simplement du principe que tous les participants ont compris ce qu’ils devaient faire.
Prenez le temps de vous entretenir avec chaque membre de l’équipe de projet pour vous assurer qu’il sait quel est son rôle et comment il s’intègre dans l’ensemble du projet.
Cet investissement de votre temps à un stade précoce peut éviter un malentendu coûteux à un stade ultérieur.
4.Confirmez les points clés par écrit
C’est l’un des meilleurs moyens pour éviter un malentendu potentiel. Essayez de fournir un aperçu écrit de ce que vous attendez de vos interlocuteurs, en particulier lorsqu’il y a des dates lés ou des objectifs à atteindre.
Cela permet aux vos interlocuteurs d’avoir des précisions supplémentaires et un rappel visuel de ce que vous attendez d’eux.
5.Soyez un auditeur actif
Une bonne communication ne se limite pas à ce que vous dites. Elle dépend également de la façon dont vous écoutez les autres afin d’absorber les informations.
Même si vous êtes très occupé, lorsqu’un employé vient vous poser une question, écoutez attentivement ce qu’il dit.
Si nécessaire, résumez et répétez-lui ce que vous pensez être ses principaux problèmes. Vous serez ainsi certain que vous abordez tous les deux les mêmes questions.
6.Ne vous fiez pas aux informations d’un tiers
Lorsque les informations sont transmises d’une personne à l’autre, le message peut facilement être altéré, ce qui entraîne souvent des malentendus. D’où l’intérêt de diffuser vous-même les messages clés.
De même, encouragez vos collaborateurs à s’adresser directement à vous s’ils ont une question, plutôt que de se tourner vers leurs collègues, qui risquent de ne pas fournir une réponse précise.
Traitez ces questions avec patience et respect afin que vos collaborateurs aient confiance en vous s’ils ne comprennent pas quelque chose.
En faisant l’effort de communiquer clairement et en prenant le temps d’écouter sincèrement vos employés, vous pouvez éviter des malentendus, même mineurs, qui pourraient faire boule de neige et avoir un impact important sur l’entreprise.
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